Al termine di una stagione, un hotel può aver accolto centinaia o migliaia di ospiti. Ma di quanti conserva davvero informazioni utili? E quanti sarebbe in grado di riconoscere se tornassero dopo qualche mese o l'anno successivo?
In molte strutture, indipendentemente dalla categoria e dal numero di stelle, la raccolta dei dati degli ospiti non avviene sempre in modo preciso e strutturato. E anche quando le informazioni vengono raccolte, spesso finiscono per essere distribuite tra strumenti e archivi diversi, rendendole difficili da ritrovare e utilizzare quando servono. Una parte si trova nel PMS, un'altra nelle email, altre ancora nelle conversazioni WhatsApp, nelle richieste ricevute dal sito, nelle prenotazioni provenienti dalle OTA o negli archivi utilizzati dal personale.
A questo si aggiunge anche un'altra criticità. Frequentemente l'hotel dispone del contatto della persona che ha effettuato la prenotazione, ma non di quello degli altri ospiti della camera. Il risultato è che, dopo una stagione molto intensa, la struttura può aver gestito migliaia di presenze senza aver costruito un patrimonio di informazioni da utilizzare per conoscere meglio i propri clienti e mantenere con loro una relazione nel tempo.
È proprio su questo aspetto che interviene Spotty Wi-Fi, trasformando uno dei servizi più utilizzati durante il soggiorno, la connessione Wi-Fi, in uno strumento per raccogliere e organizzare i dati degli ospiti. Le informazioni acquisite possono così confluire in un database strutturato, evitando che rimangano frammentate tra contatti e strumenti diversi e rendendole più facilmente utilizzabili per le successive attività di comunicazione e marketing.
Avere un elenco di email non significa avere un database ospiti
Raccogliere indirizzi email è certamente utile, ma un database alberghiero dovrebbe contenere molto più di una semplice lista di contatti.
Pensiamo, ad esempio, a un archivio nel quale compaiono contatti duplicati, indirizzi privi di altre informazioni, nominativi non associati alla lingua dell'ospite oppure dati che non permettono di capire quando e quante volte quella persona abbia soggiornato in hotel.
Un indirizzo email isolato ha quindi un'utilità limitata. Il valore aumenta quando quel contatto può essere associato a un profilo, organizzando e arricchendo nel tempo le informazioni relative allo stesso ospite.
Con Spotty Wi-Fi, il primo accesso alla rete della struttura può avvenire attraverso diversi sistemi di autenticazione, tra cui email, WhatsApp e account Apple. Le informazioni raccolte vengono memorizzate all'interno di un database dedicato e associato al profilo dell'ospite.
[Esempio di schermata - Database ospiti Spotty Wi-Fi]
Il sistema, inoltre, può integrarsi con gestionali PMS e CRM, permettendo di affiancare ai dati raccolti tramite il Wi-Fi anche le informazioni già disponibili durante la prenotazione e nelle altre fasi del rapporto con il cliente. In questo modo, il database va oltre il semplice elenco di email, permettendo di riconoscere il singolo ospite e costruire progressivamente un profilo più completo.
Dalla prenotazione al contatto diretto con tutti gli ospiti dell'hotel
Una parte delle prenotazioni alberghiere arriva attraverso OTA, agenzie e altri intermediari. Si tratta di canali importanti per la distribuzione, ma spesso le informazioni disponibili alla struttura sono criptate o disponibili per un periodo di tempo limitato.
La raccolta dati durante il soggiorno diventa quindi un'occasione per ampliare la conoscenza degli ospiti effettivamente presenti nella struttura.
Spotty Wi-Fi utilizza il momento della connessione alla rete per stabilire un contatto diretto con tutti gli ospiti presenti in hotel. Alla Wi-Fi, infatti, possono accedere, attraverso i propri dispositivi, anche gli ospiti che non hanno effettuato personalmente la prenotazione.
Nel rispetto delle autorizzazioni previste e della normativa sulla privacy, i dati raccolti attraverso l'accesso alla rete possono essere associati ai singoli profili e contribuire ad ampliare il database della struttura anche con informazioni su ospiti dei quali, fino a quel momento, si disponeva di pochi dati o di nessun contatto diretto.
La connessione Wi-Fi diventa così un'occasione per estendere la relazione oltre il solo referente della prenotazione e mantenere un canale diretto con un numero maggiore di ospiti anche dopo il soggiorno.
Riconoscere, ricordare e segmentare gli ospiti
Una volta costruito un profilo dell'ospite, le informazioni raccolte possono essere utilizzate per riconoscere comportamenti ed esigenze differenti e organizzare il database in segmenti più specifici.
Un ospite che soggiorna ogni estate, ad esempio, ha una storia diversa da quella di chi visita l'hotel per la prima volta. Allo stesso modo, una famiglia che sceglie abitualmente i mesi estivi, una coppia che soggiorna nei weekend e un cliente business che torna più volte durante l'anno possono avere esigenze e interessi differenti.
Spotty Wi-Fi consente di creare segmenti sulla base delle informazioni associate ai profili degli ospiti, come il periodo del soggiorno, la lingua, la frequenza di ritorno e le altre caratteristiche disponibili nel database.
Questa segmentazione permette alla struttura di rendere più mirate le successive attività di comunicazione. Una proposta dedicata a un determinato periodo dell'anno può, ad esempio, essere indirizzata agli ospiti che hanno già soggiornato nello stesso periodo, mentre le comunicazioni rivolte ai clienti internazionali possono essere differenziate in base alla lingua.
La struttura può così scegliere con maggiore precisione quali ospiti raggiungere con una determinata comunicazione, evitando di rivolgere lo stesso messaggio indistintamente all'intero database.
Dal database alle attività di marketing lungo tutta la guest journey
Le informazioni raccolte e organizzate possono essere utilizzate da Spotty Wi-Fi per gestire attività di comunicazione e marketing nelle diverse fasi della guest journey, adattando messaggi e contenuti al momento del soggiorno e alle caratteristiche degli ospiti.
Prima dell'arrivo, la struttura può inviare comunicazioni utili in vista del soggiorno, con indicazioni sul check-in, sul parcheggio, sui servizi disponibili o su altre opportunità offerte dall'hotel.
Durante il soggiorno, la connessione Wi-Fi diventa anche un canale di comunicazione diretto con l'ospite, attraverso il quale fornire informazioni, promuovere servizi e attività, raccogliere feedback o gestire alcune richieste che altrimenti arriverebbero direttamente al front office.
Dopo la partenza, il rapporto può proseguire attraverso messaggi di ringraziamento, richieste di recensione, iniziative di fidelizzazione e comunicazioni commerciali rivolte agli ospiti già acquisiti.
Spotty Wi-Fi permette così di utilizzare il database lungo l'intero percorso dell'ospite, trasformando le informazioni raccolte in comunicazioni più mirate e coerenti con le diverse fasi della relazione con la struttura.
Dopo una stagione, cosa rimane davvero all'hotel?
Per ottenere nuove prenotazioni, una struttura investe ogni anno in portali, advertising, attività promozionali e altri canali di acquisizione. Una volta che il cliente è arrivato in hotel, diventa quindi importante fare in modo che quella relazione non si esaurisca al momento del check-out.
In un contesto in cui i costi di advertising e intermediazione sono sempre più rilevanti, poter contare su un database proprietario consente alla struttura di lavorare anche sui clienti già acquisiti. Questo può contribuire a ridurre i costi di marketing e la dipendenza dagli intermediari, aumentando le opportunità di fidelizzazione e prenotazione diretta.
Camere occupate, numero di presenze e fatturato permettono di misurare i risultati immediati di una stagione. A questi si aggiunge un patrimonio destinato a rimanere nel tempo, costituito da ospiti conosciuti, profilati e nuovamente raggiungibili attraverso i canali della struttura.
È questa la logica alla base di Spotty Wi-Fi: utilizzare un servizio già presente e largamente utilizzato dagli ospiti per costruire progressivamente un patrimonio di informazioni che resta a disposizione dell'hotel e può supportare le successive attività di comunicazione, fidelizzazione e marketing diretto.
Informazioni e Richieste
Per richiedere informazioni aggiuntive, una consulenza personalizzata o una prova gratuita di Spotty WiFi, vai al sito web oppure compila il modulo di contatto qui sotto.
Vi segnaliamo inoltre la partecipazione di Spotty Wi-Fi a due appuntamenti dedicati all'hospitality, occasioni utili per approfondire le soluzioni presentate e scoprirle da vicino:
- 13 ottobre 2026 - Hospitality Day | Palacongressi di Rimini - Speech di Caterina Tienforti
- dal 14 al 16 ottobre 2026 - TTG Travel Experience | Rimini Expo Centre - Pad. C5 corsia 5 Stand 531 e Area Next Startup Pad C3 Stand 31
